Blog › Stamps around the world
Bedrijfsstempel: KvK-nummer, btw-nummer en formaten
31 August 2026 · Estamplab
Make your stamp free · Browse 225 templates
Een bedrijfsstempel is in Nederland nergens verplicht. Wat wel moet, zijn de gegevens. Op een factuur horen onder andere je btw-identificatienummer, je naam en adres, en als je in het Handelsregister staat je KvK-nummer.
Open the stamp maker and start from any of these
Een stempel is simpelweg de snelste manier om die gegevens met één beweging op papier te krijgen. Dat is de hele reden dat hij bestaat.
Wat zet je op een bedrijfsstempel
Eenmanszaak of zzp:
- handelsnaam, eventueel met je eigen naam,
- adres,
- KvK-nummer,
- btw-identificatienummer, dat begint met NL en eindigt op B en twee cijfers,
- optioneel telefoon, e-mail, website.
BV:
- statutaire naam inclusief B.V.,
- vestigingsadres,
- KvK-nummer,
- btw-identificatienummer,
- optioneel de statutaire zetel als die afwijkt van het bezoekadres.
Let op het verschil tussen het btw-identificatienummer, dat je op facturen en op je website zet, en het omzetbelastingnummer dat alleen voor de Belastingdienst is. Op een stempel hoort het identificatienummer.
Gangbare formaten
| Type | Maat | Waarvoor | | --- | --- | --- | | Rechthoekige bedrijfsstempel | 47 x 18 mm, 58 x 22 mm | Facturen, brieven, contracten | | Grotere gegevensstempel | 68 x 29 mm | Meer regels, BV met alle nummers | | Ronde stempel | 38 tot 40 mm | Representatief, ontvangstbewijzen | | Datumstempel | 38 x 14 mm en vergelijkbaar | Binnenkomende post, archief | | Ontvangen of Betaald | 38 x 14 mm | Administratie |
De rechthoek wint het in Nederland ruimschoots van de ronde stempel, omdat er meer regels in passen. Rond zie je vooral bij verenigingen en bij documenten die er plechtig uit moeten zien.
Een stempel is geen handtekening
De afbeelding van een stempel in een PDF is geen elektronische handtekening en heeft die rechtsgevolgen niet. Rechtsgevolg krijgt een elektronisch document via een elektronische handtekening onder de eIDAS-verordening, waarbij de gekwalificeerde handtekening dezelfde status heeft als een handtekening op papier.
Een stempel in een PDF lost iets anders op: het document ziet eruit zoals de ontvanger het verwacht, en je kunt het versturen zonder printen en scannen. Voor facturen, offertes, pakbonnen, ontvangstbevestigingen en gewone correspondentie is dat genoeg. Waar een handtekening vereist is, heb je een handtekening nodig.
Dit is een ontwerptool, het beschrijft gangbare handelspraktijk en het is geen juridisch advies. Welke gegevens jouw document precies moet dragen wordt bepaald door de wet en door de Belastingdienst, dus twijfelgevallen check je bij je boekhouder of bij de instantie zelf.
Een stempel gebruiken mag alleen wie daartoe bevoegd is namens het bedrijf. Stempels van andere bedrijven, van overheidsinstanties of van beroepsorganisaties namaken is valsheid in geschrifte.
Zelf een stempel maken
In de ontwerper kies je een vorm, typ je je naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, kies je een kleur en ben je klaar. Blauw wordt het meest gebruikt, omdat op een zwart-witkopie meteen te zien is dat het om het origineel gaat.
De stempel wordt gedownload als PNG met transparante achtergrond, zodat de tekst van het document door de openingen in de inkt leesbaar blijft, en je plaatst hem direct in een PDF of Word-bestand in je browser. Het bestand wordt nergens geüpload.
Hoe zet je een stempel in een PDF
Download de transparante PNG en plaats hem in je eigen editor, of gebruik de PDF-tool, die het bestand in je browser verwerkt en nergens naartoe stuurt.
Begin bij de stempelontwerper, kies rechthoek of rond en vul je eigen gegevens in.