Con dấu công ty online: khắc gì, cỡ bao nhiêu

5 September 2026 · Estamplab

Make your stamp free · Browse 225 templates

Company Seal template, editable online — Company SealAdd an editable date

Full Circle Corporate Seal template, editable online — Full Circle Corporate SealCustomize this seal

Company Information Seal template, editable online — Company Information SealCustomize this seal

Solid Ring Company Seal template, editable online — Solid Ring Company SealCustomize this seal

Received Stamp template, editable online — Received StampCustomize this stamp

Date Stamp template, editable online — Date StampAdd an editable date

Open the stamp maker and start from any of these

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp thì sớm muộn cũng có người hỏi con dấu, và thường là hỏi gấp: mẫu biểu ngân hàng chừa sẵn ô cho nó, khách hàng lớn không nhận hóa đơn không dấu, hồ sơ thầu bị trả lại vì thiếu.

Câu hỏi thật ra không phải luật có bắt buộc hay không. Câu hỏi là khắc gì lên dấu để nó được chấp nhận, và làm sao có nó trong tay khi cần. Cả hai đều ở dưới đây.

Luật Doanh nghiệp 2020 nói gì

Đây là thay đổi lớn mà nhiều người vẫn chưa biết. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2021, doanh nghiệp tự quyết định loại, số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh đã được bỏ.

Nghĩa là không còn một mẫu dấu bắt buộc do nhà nước quy định cho doanh nghiệp thông thường. Nhưng thói quen thì không thay đổi theo luật: ngân hàng, bên mời thầu và đối tác lâu năm vẫn trông chờ thấy con dấu, và đó là lý do gần như doanh nghiệp nào cũng vẫn có.

Điều lệ công ty mới là thứ ràng buộc bạn. Nếu điều lệ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu thì phải theo, dù luật chung đã mở.

Khi nào cần đến con dấu

Hóa đơn và báo giá, dấu cho biết chứng từ đến từ doanh nghiệp nào.
Mẫu biểu ngân hàng, nhất là khi mở và vận hành tài khoản doanh nghiệp.
Hợp đồng, đóng bên cạnh chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ thầu, hầu như luôn luôn yêu cầu.
Dấu ĐÃ NHẬN có ngày tháng, biến việc giao nhận thành một bản ghi.

Khắc gì lên con dấu

Tên doanh nghiệp đầy đủ đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, gồm cả Công ty TNHH hay Công ty Cổ phần. Không phải tên gọi tắt dùng hằng ngày. Đây là dòng hay sai nhất.
Mã số doanh nghiệp. Đây là thông tin duy nhất bên kia có thể tra cứu, nên đừng thu nhỏ dòng này.
Quận huyện và tỉnh thành nơi đăng ký, theo thông lệ nằm ở vành dưới.
Địa chỉ trụ sở nếu là dấu chữ nhật dùng cho hóa đơn.

Không nên có: khẩu hiệu, và bất cứ thứ gì sẽ thay đổi trong hai năm tới, điển hình là số điện thoại.

Hình dạng và kích thước

Con dấu doanh nghiệp Việt Nam theo thông lệ là hình tròn, mực đỏ, đường kính khoảng 36 milimét, tên doanh nghiệp chạy vòng ngoài và mã số doanh nghiệp ở giữa.

Dấu chữ nhật khoảng 56 x 22 milimét chứa được nhiều dòng hơn và dễ đọc hơn, thường dùng cho dấu tên, dấu chức danh và dấu địa chỉ trên hóa đơn. Nhiều doanh nghiệp giữ cả hai.

Mẫu chỉnh sửa được ngay:

Address Three Line Seal template, editable online — Address Three Line SealCustomize this seal

Paid Stamp template, editable online — Paid StampAdd an editable date

Open the stamp maker and start from any of these

Con dấu không thay cho chữ ký

Đây là nhầm lẫn phổ biến nhất. Con dấu cho biết chứng từ đến từ doanh nghiệp nào; chữ ký cho biết ai chịu trách nhiệm. Một văn bản đáng lẽ phải ký mà chỉ đóng dấu là văn bản sẽ bị trả lại.

Cách làm đúng là có cả hai: dấu đóng cạnh chữ ký, bên dưới ghi rõ họ tên và chức danh. Chữ ký thì khó đọc, nhưng dòng bên dưới thì không.

Con dấu và chữ ký số là hai thứ khác nhau

Cần tách bạch, vì hai khái niệm này hay bị gộp làm một.

Con dấu là hình ảnh nhận diện doanh nghiệp trên chứng từ. Chữ ký số là chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ cấp, dùng để kê khai thuế, phát hành hóa đơn điện tử và nộp hồ sơ qua cổng thông tin. Cái sau mới là thứ có giá trị pháp lý khi nộp hồ sơ điện tử, và không có hình con dấu nào thay thế được nó.

Estamplab làm cái thứ nhất. Đừng dùng nó thay cho cái thứ hai.

Vì sao nên có bản số

Phần lớn chứng từ cần dấu ngày nay không hề được in ra: hóa đơn PDF, mẫu biểu ngân hàng, báo giá gửi qua email, biểu mẫu điền trên điện thoại ngay tại văn phòng khách hàng. Con dấu cao su không giúp được gì ở đó, trừ khi bạn in ra, đóng dấu, rồi quét lại, và sau vòng đó văn bản tệ đi về mọi mặt: không còn bôi chọn được chữ, dung lượng tăng gấp ba, trang bị lệch đi một chút.

Bản số là tệp PNG nền trong suốt nằm trên trang như mực thật. Nó không bao giờ khô, không phải khắc lại khi đổi địa chỉ, và mang theo ngày tháng tự điền.

Nếu bạn vẫn muốn con dấu vật lý, hãy tải tệp SVG và mang tới cơ sở khắc dấu. Tệp vector cho ra con dấu sắc nét hơn hẳn so với tấm ảnh mà phần lớn người ta mang tới.

Câu hỏi thường gặp

Con dấu công ty có bắt buộc ở Việt Nam không?

Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp tự quyết định con dấu của mình và đã bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu. Trên thực tế ngân hàng, bên mời thầu và đối tác vẫn yêu cầu, nên hầu hết doanh nghiệp vẫn có. Điều lệ công ty bạn vẫn có thể quy định chặt hơn luật chung.

Có còn phải đăng ký mẫu dấu không?

Không. Thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh đã được bãi bỏ từ ngày 1 tháng 1 năm 2021. Việc quản lý và sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự quy định trong điều lệ.

Trên con dấu phải có mã số doanh nghiệp không?

Luật không còn bắt buộc nội dung cụ thể, nhưng theo thông lệ thì có, và nên có. Đó là dòng duy nhất người nhận chứng từ tra cứu được để đối chiếu với đăng ký kinh doanh.

Kích thước con dấu tròn thường là bao nhiêu?

Khoảng 36 milimét đường kính. Quan trọng hơn kích thước là mã số doanh nghiệp phải còn đọc được sau khi photocopy, nên đừng nhồi quá nhiều chữ vào vành.

Con dấu số có được chấp nhận không?

Với chứng từ thương mại luân chuyển dưới dạng tệp thì phổ biến và thường được chấp nhận. Với hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước qua cổng điện tử thì thứ có giá trị là chữ ký số, không phải hình con dấu. Bên nhận chứng từ mới là bên quyết định, nên hãy hỏi họ trước.

Thêm được logo công ty không?

Được. Tải tệp logo lên và nền trắng sẽ được loại bỏ tự động, để logo in ra như mực chứ không phải một ô trắng đặt trên văn bản.

Đọc thêm: con dấu doanh nghiệp Việt Nam và toàn bộ mẫu dấu

Open the stamp maker

Every kind of stamp and seal

All 379 stamp and seal types

All posts