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Tipos de sellos en México
29 August 2026 · Estamplab
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En México el sello no se pide por adorno: se pide en el acuse. El repartidor que entrega, el cliente que recibe una factura, la escuela que devuelve una constancia y el juzgado que recibe una promoción esperan la misma cosa, un sello con fecha que pruebe que el documento llegó. Esta guía recorre los tipos de sellos que de verdad se usan aquí, ordenados por el momento del papeleo en que aparecen, con plantillas listas para editar en cada bloque.
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El sello de recibido: el que más se usa en todo el país
Si tu negocio solo va a tener un sello, que sea este. RECIBIDO con fecha convierte una discusión en un dato: sin fecha de acuse, la pregunta de si algo entró en tiempo no tiene respuesta; con ella se resuelve en un segundo.
Un sello de acuse completo lleva la palabra RECIBIDO, una línea para la fecha, una para el nombre de quien recibe y otra para la firma. En papelería lo venden como fechador; en la versión digital la fecha se llena sola, que es justo el punto donde el de goma falla, porque nadie gira las bandas los lunes.
Sellos de facturación y cobranza
- PAGADO. Evita que la misma factura se pague dos veces, una pérdida más común de lo que las empresas admiten. Sello PAGADO con fecha.
- Sello de la empresa con RFC. Razón social completa, RFC, domicilio fiscal y teléfono. Es el que se estampa en cotizaciones, contratos y remisiones. Ver sello de empresa y la página de México.
- COPIA y COPIA FIEL. Separan el original de lo que circula. Ver copia fiel.
- CANCELADO, CONFIDENCIAL, BORRADOR, URGENTE. Marcas de estado, casi siempre en rojo, porque aquí el color es información y no estilo. Ver sellos rojos.
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Sellos por profesión: la cédula manda
En México la línea que hace válido un sello profesional casi siempre es un número de registro, y el más citado es la cédula profesional.
- Sello de médico. Nombre, especialidad, cédula profesional y, cuando aplica, la de especialidad, más la institución. Es el sello que respalda recetas y certificados, así que es el que menos margen tiene para inventar. Ver sello de médico, farmacia y veterinario.
- Sello de contador. Nombre, título, cédula profesional y despacho. Aparece en declaraciones y estados financieros. Ver sello de contador.
- Sello de abogado. Nombre, cédula profesional y despacho. Ver sellos para abogados.
- Sello de ingeniero y de arquitecto. Cédula profesional y, según el trámite, número de perito o director responsable de obra. Ver ingeniero y arquitecto.
- Sello de notario público. Aquí no hay margen de diseño: la forma y el contenido los fija la ley del notariado del estado correspondiente, y el sello de autorizar es un instrumento controlado. Nuestras plantillas de notaría sirven como punto de partida gráfico, nada más; lo que debe llevar lo dice siempre la autoridad que lo exige.
- Sello de escuela. Nombre del plantel, clave del centro de trabajo, municipio y estado. Va en boletas, constancias y kardex. Ver sello de escuela y sello de maestro.
- Sello de inmobiliaria. Nombre, número de asesor cuando el estado lo registra, teléfono. Va en cartas de intención y contratos de arrendamiento.
Revisa carácter por carácter el RFC y la cédula. Es la única línea que la otra parte puede verificar en un minuto, y la que más veces sale mal grabada.
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Forma y tamaño: lo que te va a ofrecer la papelería
Pide un sello en cualquier papelería del país y te van a enseñar básicamente dos cosas.
El rectangular autoentintable, en el rango de 58 por 22 milímetros, es el que se lleva casi todo el mercado, y no por moda: el renglón que importa en México es el RFC, son trece caracteres alfanuméricos, y en un rectángulo caben en un tamaño que todavía se lee después de dos fotocopias. En un redondo de 40 milímetros el mismo RFC sale apretado contra el borde.
El redondo de 38 a 40 milímetros se reserva para lo que debe parecer institucional: constancias, escuelas, colegios profesionales, actas. Nombre en el anillo, escudo o dato clave al centro. Ver sello redondo.
Debajo de esos dos aparecen los que se piden para tareas concretas:
- El fechador, con bandas de día, mes y año, que es el que se usa para acuses y el que más veces imprime la fecha equivocada.
- El foliador o numerador, que avanza el consecutivo solo. Remisiones, expedientes, lotes.
- El de bolsillo, para quien recibe documentos fuera de la oficina.
- El de relieve o seco, sin tinta, para títulos y actas.
- El lacre, hoy sobre todo en bodas, empaque y marcas artesanales. Ver plantillas de lacre.
Todo esto se prueba y se cambia con un clic en el generador de sellos, y la guía de tamaños dice exactamente qué cabe en cada medida antes de que se te acabe el espacio.
El acuse que ya no pasa por papel
Piensa en cómo entran y salen realmente tus documentos. La factura llega en PDF. La cotización se manda por correo. El cliente te pide el comprobante por WhatsApp y lo quiere ahora, no mañana. Y en todos esos casos alguien sigue pidiendo un sello.
Con sello de goma la única salida es el circuito largo: imprimir, sellar, escanear o tomar foto, volver a mandar. Cuatro pasos, media hora, un archivo más pesado y más borroso que el original, y un acuse que se ve gris porque ya pasó por dos aparatos.
El sello en archivo elimina ese circuito completo. Lo colocas directo sobre el PDF, con la fecha del día, y contestas en un minuto. En la práctica:
- El archivo es un PNG con fondo transparente, así que se apoya sobre el texto sin taparlo con un recuadro blanco.
- La fecha se escribe sola al abrir, que es exactamente donde falla el fechador de bandas cuando nadie lo giró el lunes.
- Un cambio de domicilio fiscal, un teléfono nuevo o una razón social corregida se arreglan en pantalla, sin volver con el grabador.
- El mismo archivo lo usan veinte personas a la vez, cosa que un sello físico sobre un escritorio nunca va a hacer.
- Y si de todos modos quieres el de goma, descarga el SVG y llévalo: de un vector sale una placa mucho más limpia que de la foto de un sello, que es lo que normalmente les llega.
Si necesitas sellar un archivo ahora mismo, la herramienta para sellar PDF trabaja dentro de tu navegador y el documento no sale de tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el sello de empresa en México?
No hay una norma general que obligue a una sociedad mexicana a tener sello. Se usa por costumbre comercial y porque muchos clientes, bancos y oficinas lo esperan en el acuse. Es habitual sin ser obligatorio, y son dos cosas distintas.
¿Qué es un sello de recibido y qué debe llevar?
Es el que se estampa al aceptar un documento. Lleva la palabra RECIBIDO, la fecha, y de preferencia una línea para el nombre y otra para la firma de quien recibe. Sin esas cuatro cosas el acuse sirve de poco.
¿Qué diferencia hay entre un sello digital y un sello digital del SAT?
Conviene ser exacto porque la confusión sale cara. El certificado de sello digital del SAT es un archivo criptográfico que sirve para timbrar comprobantes fiscales, y se tramita ante la autoridad. El sello digital del que habla esta guía es la imagen del sello de tu empresa para colocarla en un documento. Estamplab hace lo segundo, no lo primero.
¿Puedo agregar mi logotipo?
Sí, y es lo que más cambia el resultado. Sube el archivo y el fondo blanco se elimina, de modo que el logotipo se imprime como tinta y no como un recuadro pegado sobre la hoja.
¿Cómo pongo el sello en un PDF o en Word?
Descarga el PNG transparente y arrástralo al documento, o usa el sellador de PDF. En Word basta insertar imagen y elegir ajuste "delante del texto".
¿Cuánto cuesta hacer un sello personalizado en línea?
Diseñarlo y verlo en pantalla no cuesta nada y no pide cuenta. En papelería cada corrección es un cargo nuevo y varios días de espera; aquí una corrección son diez segundos.
Una advertencia que vale para todos los tipos anteriores: haz solo el sello que tengas derecho a usar. Reproducir el sello de una notaría, de una dependencia o de una institución sin tener esa calidad no es diseño, es una falsificación, y está tipificada como delito.
Esta guía describe la práctica comercial común y es una herramienta de diseño, no asesoramiento legal. Cuando el contenido de un sello está regulado, y es el caso del notariado, de las profesiones con cédula y del sector salud, quien decide qué debe figurar es siempre la autoridad o el colegio que lo exige.
Para seguir: plantillas de sellos, sello de empresa en México y sello con fecha automática.